档案工作是一项专业性很强的工作，档案的装订、整理、保护等都需要一批专业的人才及专业的设备作为支撑，档案装订机，档案盒打印机等都是在档案装订过程中必不可少的档案办公设备，档案盒的封面及背脊填写也是至关重要的。

(1)档案盒封面的填写

档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)。

一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印，也可以直接印制。

(2)档案盒脊项目的填写

档案盒脊应根据摆放方式的不同(即竖放与横放)，在盒脊或底边设置检索项，包括以下六项：

①全宗号：当地国家综合档案馆给立档单位编制的代号。一般可空着不填。

②年度：盒内归档文件的所属年度，应填写档案的形成年度，并填写全称，如2013。

③保管期限：盒内归档文件划定的保管期限，视其档案保存价值由立档单位确定，并填写全称，如“永久”。

④机构(问题)：填写机构是指本机关内部机构，如“人事科”、“财务科”等；填写问题是指按问题分类的类目名称，如“人事类”、“财务类”等。

⑤起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“一”号连接。室编件号由档案室负责填写，首编件号由档案馆填写。

⑥盒号：档案盒的排列顺序号。

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